重要制度

国际合作教育学院学业预警与援助工作档案管理制度

时间:2017-06-04作者:文章来源:国际合作教育学院浏览:18

国际合作教育学院学业预警与援助工作档案管理制度



     为帮助有“学业困难”的学生顺利完成学业,加强学校学风建设,有效开展学业预警和援助计划,根据《哈尔滨工程大学本科生学业预警与援助计划实施办法》,现制定《国际合作教育学院学业预警与援助工作档案管理制度》。

     一、档案的建立

针对学业困难,累计三科课程以上(含三科)未通过结课考试及补考的学生,由学生所在年级辅导员建立学业预警与援助工作档案(以下简称档案)。档案包括学生学习计划、谈话记录、家长回执单、学业预警通知单、学生档案交接清单,并统一印制档案封皮,贴于档案袋封面(见附件)。

     二、归档

  (一)学生所在年级辅导员完成学生学业预警后按照档案建立要求形成建立档案,报送学生工作办公室,由学生工作办公室主任存放档案。

  (二)对于解除预警的学生或退学学生的档案,归档至学院的档案室内,由学院综合办主任进行管理。

     三、档案的保管

  (一)严格执行档案收集、整理、保管确保其完整、系统和安全。

  (二)档案按档号排放,指定学生工作办公室专门文件柜存放档案,并由学生工作办公室主任负责档案的使用和保存。

  (三)借出的档案须按时归还,利用后的档案应随即放回原处。

  (四)不得窃取、出卖和涂改档案,违者追究法律责任。

  (五)切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。

  (六)每学期开学初对档案进行全面检查、清点,发现问题及时处理。

     四、档案的使用

  (一)各年级辅导员使用档案室要向学生工作办公室提出口头申请,经学生工作办室主任同意后,方可取出档案。

  (二)学生工作办公室主任做好借用登记。

  (三)学生辅导员返还档案时,学生工作办公室主任要检查档案内材料是否完成,有无缺损,对存在问题的档案,及时进行补充和修订后,方可存入档案柜。

  

  

  

  

国际合作教育学院学生工作办公室

20145


  

附件:学业预警与援助工作档案封皮

  

学生姓名

  

学号

  

档案内容

内容

数量

学习计划

  

谈话记录

  

家长回执单

  

学业预警通知单

  

学生档案交接清单