重要制度

哈尔滨工程大学公务卡管理办法

时间:2017-06-04作者:文章来源:国际合作教育学院浏览:15

哈尔滨工程大学公务卡管理办法


校财字〔2014〕17号

  

第一章

第一条 为进一步深化国库集中支付制度改革,规范财务管理,减少现金结算,提高公务支出透明度,根据《财政部 中国人民银行关于印发〈中央预算单位公务卡管理暂行办法〉的通知》(财库200763号)、《关于实施中央预算单位公务卡强制结算目录的通知》(财库2011160号)、《工业和信息化部办公厅关于进一步推进公务卡制度改革的通知》(工信厅财2012157号)文件精神,结合学校实际情况,制定本办法。

第二条 本办法所称公务卡,是指我校为在职的正式职工统一办理的,主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。

第三条 公务卡结算方式的适用范围:

(一)原使用现金结算的公务支出和5万元以下的零星购买支出。包括办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修(护)费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费和其他交通费用等。

(二)凡国家强制结算目录(详见附件1)规定的公务支出项目,应按规定使用公务卡结算,原则上不再使用现金结算。原使用转账方式结算的,可继续使用转账方式。

(三)下列情况可暂不使用公务卡结算:
1. 在县级以下(不包括县级)地区发生的公务支出;
2. 在县级及县级以上地区不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出;

3. 按规定支付给个人的支出;

4. 签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等支出。

除上述情况外,因特殊情形确实不能使用公务卡结算的,需提供不能使用公务卡结算的证明材料。2000元以上的需到财务处办理银行转账结算。

第二章 公务卡日常管理

第四条 公务卡按照“职工个人申请并签订领用合约、所在单位审核、财务处确认、银行办理”的流程,由财务处统一向发卡行申请办理。

第五条 在人员新增、调动和退休等涉及公务卡的相关信息变动时,本人应及时到财务处办理公务卡的申领或销卡等手续,由财务处通知发卡行维护公务卡支持系统。

第六条 公务卡原则上仅用于办理人民币支出结算业务。

第七条 公务卡主要用于公务支出的支付结算。公务支出发生后,由持卡人及时到财务处办理报销手续。公务卡也可用于个人支付结算业务,但不得办理财务报销手续,单位不承担私人消费行为引致的一切责任。

第八条 公务卡的信用额度:处级以上干部信用额度为人民币5万元;科级以上干部信用额度为人民币3万元;一般员工信用额度为人民币2万元。

职工的职务发生变化时,可变更公务卡的信用额度,由持卡人向所在单位申请,单位审核后报财务处,财务处统一向发卡行申请变更。

第九条 公务卡及密码均由个人负责保管。公务卡遗失或损毁后的补办等事项由个人自行到发卡行申请办理,补办新卡后到财务处备案,由财务处通知发卡行维护公务卡支持系统。

第十条 持卡人对公务消费交易发生疑义时,可按发卡行的相关规定提出交易查询。

第三章 公务卡报销管理

第十一条 公务卡结算的报销原则

(一)对于原使用现金结算的公用经费支出和5万元以下的零星购买支出,应在公务卡信用额度内,通过公务卡结算,并取得公务卡消费交易凭条(即持卡人签名的POS机小票或网上交易的银行对账单)和原始发票等财务报销凭证。原则上财务处将不再办理现金支付和现金借款业务。

(二)使用公务卡结算,报销时按照《哈尔滨工程大学经费支出审批制度》的规定参照转账结算方式进行审批。

(三)因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的,持卡人应及时将相应的报销款项退回学校。

(四)下列情形所产生费用由持卡人个人承担,学校财务处不予报销:

1.使用公务卡用于个人消费的事项;

2.报销费用与提供的报销凭证(票据、消费清单)、公务卡消费交易凭条不相符的;

3.持卡人透支提取现金所产生的手续费、利息等;

4.因持卡人个人原因,未能在公务卡免息期内报销还款,所造成的罚息和滞纳金等;

5.因持卡人个人保管不慎或遗失等原因,导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失;

6.其他不符合财务管理规定和要求的消费。

第十二条 公务卡结算的报销程序

(一)持卡人将公务卡消费交易凭条(POS小票或网上交易的银行对账单)和原始票据整理、粘贴在票据粘贴单上,按规定进行经费开支的审批。

(二)财务人员对公务卡消费交易凭条、原始票据及审批手续等进行审核后,登陆公务卡支持系统,查询核对消费交易凭条上的姓名、交易日期和消费金额等信息,审核确认后予以报销。

(三)持卡人应至少在发卡行规定的到期还款日的5个工作日前,对本期账单上的公务消费支出按规定程序到财务处办理报销还款手续,以免因逾期还款给持卡人产生透支利息、滞纳金以及个人不良信用记录等。

(四)持卡人因出差在外或其它特殊原因,确实无法在规定的免息还款期内办理报销还款手续的,可由持卡人提供公务卡消费交易凭条复印件,经财务人员审核后予以办理借款,在到期还款日前先将资金转入公务卡,待持卡人回校后及时办理报销手续并冲销借款。

第四章 管理职责

第十三条 财务处在公务卡管理工作中的职责:

(一)在相关部门的配合下组织学校工作人员统一办理公务卡,做好新增、调动、退休等人员的公务卡管理工作。

(二)督促持卡人及时办理公务卡的财务报销手续。协助发卡行向有逾期欠款的持卡人催收欠款。

(三)通过公务卡系统,审核持卡人提请报销的公务卡消费信息,及时办理公务卡报销还款和资金退回等业务,及时下载保存报销还款信息,做好相关账务处理工作,并按月与发卡行就公务卡报销还款情况进行对账。

第十四条 持卡人的职责:

(一)按规定申请办理公务卡,妥善保管卡片和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的公务卡有关费用。

(二)执行公务所需支出,应使用公务卡结算和报销,并接受财政部门和学校财务处的监督管理。

(三)及时归还公务卡内欠款,因离职、退休等原因离开单位,应清理公务卡项下债权债务,停止公务卡的使用。

(四)遵守国家关于银行卡使用管理的法律法规和本办法有关规定,规范使用公务卡。

第十五条 严禁各单位将非本单位工作人员纳入公务卡管理范围、违规办理公务卡报销业务;严禁财务处查询、泄露公务卡持卡人的私人交易信息;严禁持卡人违规使用公务卡,恶意透支、拖欠还款。违反规定的,学校可依据国家及学校有关规定,对相关单位和个人采取经济或行政等手段予以处罚,构成犯罪的,移交司法机关追究刑事责任。

第十六条 本办法解释权归财务处所有。

第十七条 本办法自发布之日起执行。


附件:关于实施中央预算单位公务卡强制结算目录的通知

财库2011160

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